Communication

Créer une newsletter

Comment créer une newsletter en 10 étapes ?

Cet article décrit pas à pas comment créer une newsletter HTML (responsive).

Une newsletter est un message (texte ou graphique) qui est transmis via un service de diffusion d’emails.

En effet l’envoi via Gmail, Outlook… est limité à l’envoi de quelques centaines d’emails par jour, et on arrive vite aux limites d’un outil conçu pour envoyer des emails individuellement :

  • On doit envoyer manuellement chaque email (pas d’automatisation)
  • Pas de statistiques (qui à ouvert, qui a cliqué…)
  • Pas de gestion automatique des abonnements et désabonnements
  • Pas d’optimisation de la délivrabilité (serveurs dédiés, plusieurs noms de domaine d’expéditeurs, des outils d’analyse de la qualité de votre email…). La délivrabilité c’est à l’optimisation de l’envoi de la newsletter afin qu’elle arrive dans la boite email de votre destinataire.
  • Pas d’éditeur de newsletter graphique

C’est pourquoi il est nécessaire d’adopter une solution d’emailing qui va non seulement vous permettre de gérer votre liste d’abonnés, de programmer l’envoi de message, mais aussi de créer vos newsletters en quelques clics.

Vous avez deux choix sur le format

  • 100% texte, avec aucune image, c’est le format qui est le plus simple à réaliser et qui offre la meilleure délivrabilité. Mais c’est aussi le moins efficace.
  • HTML (responsive) avec des images, une adaptation à la lecture sur un smartphone… C’est le plus Pro et le plus beau, mais c’est aussi celui qui est le plus long à réaliser.

Pour réaliser ces modèles de newsletter, il existe des éditeurs graphiques, dans lesquels il suffit de glisser déposer des éléments (images, textes…) à partir de modèles clés en mains. Ainsi, n’importe qui est capable de réaliser une newsletter avec un excellente rendu.

Généralement, c’est le format responsive HTML qui est recommandé, car il permet d’inclure la charte graphique de l’entreprise, de donner présenter les produits…

 

Ainsi les newsletters HTML sont beaucoup plus attrayantes que les newsletters en texte simple.

En général, comparées aux newsletters en texte simple, les newsletters HTML :

  • ont un meilleur taux de clics internes (davantage de lecteurs cliquent sur les liens présents dans la newsletter grâce aux boutons, images, photos… qui sont plus incitatifs qu’un simple lien texte) ;
  • permettent de suivre les taux d’ouverture (le taux d’ouverture détermine combien de lecteurs ont ouvert votre newsletter). En mode texte, le taux d’ouverture n’est calculé qu’à partir du nombre de cliqueurs;
  • vous aident à asseoir votre marque auprès de vos lecteurs, si elles possèdent la même apparence que votre site web, ou au moins reprennent les mêmes outils marketing que vous employez (logos, couleurs…);
  • sont lues plus souvent que les newsletters texte en raison de leur attraction visuelle.
  • font passer plus d’émotions via des photos, images animées…

A noter :

  • avoir une newsletter 100% texte peut être utile, par exemple pour faire une promotion, pour un message du DG… De même comme elle offre une délivrabilité supérieure (c’est à dire qu’elle a plus de chances d’être remises dans la boite de réception de l’abonné car il n’y a aucun élément qui pourraient être “suspect”) . C’est pourquoi, il faut parfois envoyer un email “texte” pour être sûr d’arriver dans la boite email du destinataire.
  • avoir une newsletter HTML est important, mais, il faut désormais vérifier qu’elle est “responsive”, c’est à dire qu’elle s’affiche correctement dans une messagerie sur smartphone, tablette… En effet le smartphone sert de plus en plus à “trier les emails” (en fonction de l’expéditeur, de l’objet…) pour ensuite lire les emails restants à tête reposée sur PC.

Il existe plusieurs types de messages envoyés par email :

  • Les messages de service (ex: confirmation de commande…)
  • Les envois de messages unitaires de manière spécifique (ex: une promotion spéciale, un problème technique), appelés aussi “broadcast”
  • Les emails envoyés régulièrement par l’entreprise pour donner des nouvelles (les fameuses newsletter, les infoslettres avec les dernières nouvelles de l’entreprise) avec un contenu différent qui est réalisé à chaque occasion.
  • Les emails types envoyés automatiquement selon une séquence ou une fréquence (ex: 7 emails envoyés à tous les nouveaux clients pour leur vendre des accessoires et des produits complémentaires, un email pour fêter un anniversaire… selon une séquence pré-définie)

C’est la newsletter qui permet de garder le contact avec ses clients et prospects avec un rendez vous régulier qui permet à la fois à l’entreprise de trouver des idées à communiquer, mais aussi aux clients en gardant le contact avec son fournisseur.

1 – Déterminez vos objectifs

Les solutions d’Emailing disposent toutes d’outils de conception d’emailing responsive intégrés et très simples à utiliser, ce qui vous permettra de créer le template (le modèle) de votre newsletter HTML.

Le problème n’est donc plus la technique pour réaliser un emailing, mais de savoir ce que vous voulez faire.

Par exemple vous pouvez décider d’envoyer une newsletter tous les mois avec vos promotions, vos nouveaux produits…

Vous pouvez aussi décider de mettre en place une série d’emails qui seront envoyés automatiquement à tous vos nouveaux clients, ou encore à tous vos nouveaux prospects.

C’est pourquoi vous devez avant toute chose réfléchir à ce que vous voulez faire avec votre newsletter :

Le travail peut se faire 1 fois avec une mise à jour ponctuelle :

  • Faire régulièrement des promotions pour vos clients et redonner envie à vos prospects de commander.
  • Communiquer sur des actualités, des astuces produits…
  • Améliorer la conversion de prospects en clients en améliorant la version des contacts récoltés par email via une série d’emails de conversion
  • Améliorer la prise en main de vos produits et services par vos clients via une série d’emails destinés aux nouveaux clients
  • Emails ponctuels pour des événements clés (anniversaires…)

L’emailing peut être régulier :

  • Newsletter mensuelle ou trimestrielle
  • Newsletter technique par produits

Pour cela vous allez définir un planning avec les différents emailings que vous allez envoyer, avec une fréquence d’envoi (ex: tous les 1er jeudis du mois).

Pour les emailing réguliers, le but est de prendre l’habitude d’envoyer votre newsletter.

Pour ne pas oublier de préparer votre newsletter, mettez vous une alerte dans votre agenda, la première 1 semaine avant afin de demander à vos collègues (marketing, commerciaux…) ce qu’ils veulent mettre dans la newsletter, et la seconde pour la relecture de la newsletter, et la dernière pour l’envoi.

2 – Sélectionnez le Service d’Envoi de la Newsletter

Beaucoup d’entreprises commencent au départ par envoyer leurs newsletters en choisissant leur outils de messagerie (Outlook, Gmail…).

Or quand la diffusion s’enrichit de plusieurs centaines d’abonnés ou davantage, cette tâche devient surhumaine… et dangereuses !

Les dangers auxquels vous vous exposez en employant votre messagerie sont :

– Votre Fournisseur d’Accès Internet (FAI) peut fermer votre compte si vous envoyez un nombre excessif d’emails par jour. Si vous excédez la limite quotidienne d’emails sortants définie par votre FAI (ex: 200 emails sur Outlook ou Gmail), vous serez taxé de sp@mmeur et votre compte pourrait être blogué sans préavis (vous ne pourrez plus envoyer aucun emails, voire en cas de problème de ne plus avoir aucune possibilité de ré ouvrir votre compte email.

– Quand vous commencez à avoir un grand nombre d’abonnés, vous recevez également des emails de demande de désabonnement ou de changement d’adresse email, ou encore la possibilité de recevoir votre dernière newsletter. Si vous en recevez 10-15 par jour, vous vous rendrez vite compte que vous passerez plus de temps à manager votre liste de diffusion sur Excel qu’autre chose.

– Il existe un grand nombre de services d’envoi de mails à différents tarifs, tous disposent d’un éditeur HTML avec des modèles prêts à l’emploi à personnaliser.

Pour les solutions d’emailing je vous recommande les services suivants :

  • Si vous vous avez des besoins évolués (automatisation, gestion des affaires…), vous avez Get Response. Cette solution d’eMailing Européenne est puissante et reste simple d’utilisation.
  • Si vous avez des besoins évolués en campagnes marketing (ex: eCommerce, vente de produits…) et que vous parlez anglais, vous avez MailChimp.com. Mailchimp offre des fonctions d’emailing et d’autorépondeurs en plus d’être capable d’envoyer votre newsletter .
  • Si vous avez des besoins simples et que vous parlez français uniquement vous avez un logiciels d’eMailing Français comme Sarbacane. Sarbacane est un logiciel conçu pour les débutants avec l’avantage d’avoir un support technique par téléphone, par email et chat, ce qui n’est pas le cas des autres solutions comme par exemple Mailchimp.
  • Si vous êtes dans le web marketing, l’entreprenariat… vous avez SG Autorépondeur qui est en français et qui propose des solutions d’envoi d’emails, de SMS, de courrier papier…

Tous ces services offrent la gestion automatique des abonnés (les abonnés peuvent se désinscrire et/ou modifier leur adresse email eux-mêmes), aussi bien que la personnalisation de vos pages retour (inscription, désinscription, modification, remerciements…).

Ils fournissent également quelques modèles de newsletter que vous pourrez adapter à vos charte graphique (logo…)

A noter : les outils d’eMailing proposent parfois des versions gratuites (comme par exemple Mailchimp), en contrepartie de quoi le logo du service utilisé figurera en bas de chaque email envoyé.

Il va de soit que cela peut convenir à une petite entreprise, mais qu’il faudra tôt ou tard passer à une version “Pro” payante.

3- Créez le modèle (le Template) de votre Newsletter

Votre modèle de newsletter peut n’être qu’un modèle livré par défaut par votre agence web (ou votre graphiste), ou tout simplement un modèle livré par la solution d’emailing que vous allez personnaliser avec votre logo, vos principales couleurs et quelques images spécifiques (photo du DG…).

Ce que je vous recommande de faire, si vous êtes débutant, c’est de choisir un modèle de newsletter déjà disponible chez votre solution d’eMailing.

Comme cela vous n’aurez qu’à le personnaliser avec votre logo, vos produits… et vous aurez directement une newsletter prête à être envoyée.

Ensuite les mois suivants, il vous suffira de reprendre ce modèle d’un mois sur l’autre.

Généralement, il suffit de faire 1 modèle qui vous sert de base à chaque envoi.

Votre newsletter HTML ne doit pas excéder 600 pixels de large, afin d’être sûr que vos lecteurs n’aient pas à employer l’ascenceur horizontal pour la lire.

Dans le cas des newsletters HTML, faites attention aux images (ne faites pas une newsletter tout en images, il faut au moins 50% de texte!).

Vos images doivent être de préférence hébergées sur votre site internet, ou sur via la solution d’eMailing.

Ainsi vous aurez de meilleures chances que tous vos abonnés la reçoivent.

Pour permettre l’affichage d’une image dans une Newsletter HTML, celle-ci doit être située sur votre site web ou sur la solution d’emailing.

4 – Réfléchissez à l’objectif, aux offres et à l’appel à l’action

Il ne faut surtout pas commencer à écrire immédiatement la newsletter ou l’emailing. Il est recommandé d’utiliser un “brief” qui résume toutes les informations sur l’emailing :

  • La cible de l’envoi
  • La date d’envoi
  • L’offre / la promesse (1 seul par email)
  • Les arguments et bénéfices à mettre en avant
  • L’appel à l’action et l’urgence que l’on va y mettre
  • L’expéditeur
  • Le Preheader (la 1er phrase de l’emailing qui apparaît sur les smartphone juste après l’objet)
  • L’objet (une base de travail) ou le titre de l’emailing
  • Le PS (optionnel)
  • Le format (texte, responsive…)
  • Les contributeurs qui vont rédiger le texte, et les personnes qui vont valider
  • La liste de diffusion interne pour recevoir l’email
  • Le rétro-planning pour valider les délais

Le but est d’avoir toutes les informations dans les mains avant de commencer à rédiger le contenu.

5 – La Personnalisation de l’objet, du message et de l’expéditeur

La lecture d’un email par un prospect suit le principe suivant :

Vous devez donc penser en premier à l’expéditeur et à l’objet.

L’expéditeur et l’objet sont les 2 éléments clés qui vont inciter la personne à lire votre email.

  • Concernant l’expéditeur de la newsletter

Pour l’expéditeur utilisez le nom de personnes, et non pas des emails génériques comme “contact@entreprise.com”…

Je vous conseille d’avoir 3 ou 4 expéditeurs différents pour vos newsletters et emailings afin de bien distinguer les différents types d’emails (promotionnels, administratifs…).

Par exemple avec les prénoms et noms des directeurs, celui du service technique…

  • Concernant l’objet de la newsletter

L’objet doit être court afin d’être lu en entier dans la fenêtre d’aperçu de la boite email de votre lecteur.

S’il est trop long, il sera tronqué par Gmail, Outlook… et donc votre message ne sera pas complet.

Selon certaines études, 47% de la décision d’ouverture vient de l’objet de l’email, et 69% des emails signalés comme “spam” sont liés à l’objet.

Il est donc essentiel trouver un bon objet pour vos emailings.

D’ailleurs, quand l’objet d’un email reçu contient votre prénom, n’êtes-vous pas plus enclin à l’ouvrir ?

Si vous avez les noms, prénoms, sociétés… de manière fiable dans votre base de contacts, utilisez-les, que cela soit dans l’objet ou le contenu de la newsletter HTML.

 

A noter : si vous n’êtes pas sûr de l’objet ou de l’expéditeur à utiliser, faites un A/B testing, c’est à dire testez sur un échantillon 2 versions afin de voir quelle est celui qui fonctionne le mieux (pour ensuite envoyer celui qui est le plus performant à la totalité des abonnés à votre newsletter).

Vous pouvez aussi tester des éléments de votre emailing, comme des boutons, des images… afin de voir ce qui fonctionne le mieux. 

6- Créez le Contenu dans un éditeur de texte ou directement dans la solution d’emailing

Vous avez sans doute déjà reçu une newsletter remplie de drôles de caractère comme “bonjour’ll”.

Si vous créez le texte de votre newsletter avec Microsoft WORD et que vous essayez de le copier/coller dans votre éditeur HTML, la plupart du temps vous importerez également le formatage spécifique à WORD.

En conséquence, commencez à écrire votre texte dans votre solution d’eMailing, mais ensuite copiez le texte dans Word pour y passer le correcteur d’orthographe.

Le fait d’utiliser Word vous permettra de bénéficier de toutes fonctionnalités du correcteur d’orthographe.

Dès que vous voyez une faute, il suffit d’aller dans votre solution d’eMailing corriger la faute, puis de revenir sur Word.

Une fois que vous avez corrigé toutes les fautes, faites une pause de 15 minutes, puis relisez à nouveau votre texte afin d’avoir un regard neuf.

Soignez également la mise en forme :

  • Utilisez des titres et des sous titres
  • Ecrivez 1 idée par phrase maximum
  • Validez qu’il y a bien un fil directeur et une cohérence dans la newsletter
  • Vérifiez que les appels à l’action (acheter, commander…) donnent vraiment envie
  • Racontez des petites histoires pour créer de l’émotion
  • Laissez “respirer” votre texte avec de l’espace blanc afin de donner envie de lire (et pas des pavés de textes)
  • Utilisez des puces et des numéros pour organiser la lecture de l’information

Vous pouvez aussi tester de petites animations dans vos emailings afin d’attirer l’oeil :

7 – Finalisez le Contenu de votre Newsletter HTML

Une fois la newsletter corrigée des  fautes, relisez-là une dernière fois en vous disant “s’il n’y a qu’une seule chose à faire dans cet email c’est….” et cette action doit être celle que vous voulez que les lecteurs de la newsletter fassent.

Si l’appel à l’action n’est pas clair et évident (ex : trop d’informations, trop de choses à cliquer…) alors vous allez perdre vos lecteurs.

Vous devez aussi valider le fait que votre newsletter donne envie d’être lue.

Cela veut dire :

  • Que l’expéditeur soit pertinent (ou au contraire surprenant)
  • Que l’objet de la newsletter donne envie d’en savoir plus

Profitez-en pour essayer de supprimer tout ce qui n’est pas indispensable dans notre texte.

Il faut supprimer tout ce qui est inutile, les répétitions, les détails non essentiels… afin de simplifier le message.

Moins vous aurez de texte, de phrases, d’idées… plus votre newsletter sera efficace.

Vérifiez aussi les polices de caractères employées, les erreurs de ponctuation, de grammaire et d’orthographe.

8 – Votre Newsletter peut-elle être Considérée comme Sp@m ?

Certains services d’envoi d’emails proposent d’évaluer le contenu de votre document vis à vis du SPAM.

Vos textes, les images, les couleurs… sont analysés afin de connaître l’éventualité que votre email soit considéré comme sp@m.

Si votre service n’offre pas cette option, vous pouvez employer ce service d’évaluation gratuit : Litmus.com (Anglais).

Certains éléments sont considérés comme sp@m :

  • les majuscules,
  • les points d’exclamation,
  • le mot “gratuit”

Si vous obtenez un score spam trop important, vous devrez corriger les problèmes.

9 – Envoyez-vous un Email TEST de votre Newsletter HTML

Afin que vous vous assuriez que ce que vont recevoir vos abonnés corresponde bien à vos attentes, envoyez-vous une copie de votre newsletter HTML.

Envoyez également des copies sur vos comptes Outlook (hotmail) et Gmail (si vous n’en disposez pas, ouvrez-en gratuitement).

Vérifiez également sur un smartphone quel est le rendu de votre newsletter.

Vous devez contrôlez si l’affichage et la réception via ce type de messagerie sont corrects, si les liens sont cliquables et arrivent sur les bonnes pages…

Suite à ce test apportez les corrections nécessaires.

10 – Envoyez votre newsletter en relecture à vos collègues

Le but est de vérifier que les textes sont corrects, les liens fonctionnels…

Laissez 2 ou 3 jours aux personnes le temps de relire, afin de prendre tout son temps.

Généralement c’est juste lorsque l’on vient d’envoyer l’email, qu’une personne se manifeste.

La bonne pratique est donc d’envoyer d’abord l’email en interne, puis d’envoyer l’email en externe 1/2 journée plus tard.

Une fois que c’est fait, planifiez l’envoi de votre newsletter.

Que doit contenir une newsletter, et combien de temps cela prend tous les mois ?

Mettre en place une newsletter n’est souvent pas le plus difficile…

Le plus complexe est de l’envoyer tous les mois à une date à peu près similaire (afin de créer un rendez vous avec vos clients et prospects), et surtout créer un contenu pertinent.

Généralement une newsletter comprend les éléments suivants :

– 1 édito par le dirigeant de l’enteprise qui rebondis sur une actualité du moment moment (de quelques lignes).

– 1 article sur un client (un témoignage écrit ou vidéo ou des avis, au pire des logos de nouveaux clients).

– 1 article sur les produits de l’entreprise (trucs et astuces, sorties de produits, vidéos tutos…)

– 1 article sur l’actualité à venir de l’entreprise (participer à un salon…)

S’il faut produire chacun des éléments, cela prend du temps (ex: 1 heure pour rédiger l’édito entre la rédaction par le dirigeant et les corrections pour avoir un style plus percutant), le témoignage client écrit peut facilement prendre 1/2 journée (interview au téléphone du client, rédaction d’un résumé, 1 à 3 aller retour de correction et la mise en forme dans la newsletter avec la photo et le logo du client).

Pour la mise en forme de la newsletter en elle même, il est plus intéressant de partir de modèles de sa solution d’eMailing que l’on personnalise (c’est plus joli mais bien plus long de partir d’un modèle graphique qu’il faudra refaire avec la solution d’eMailing).

Mettre en forme un premier design de newsletter peut prendre aussi 1 à 3 jours selon la volonté du client de partir d’un modèle à personnaliser ou d’avoir une newsletter sur mesure (ex: intertitres personnalisés, charte graphique spécifique…).

Il y a enfin l’envoi via la solution d’eMailing, et le reporting, (les ouvreurs, les cliqueurs…) qui peut être intéressant afin de savoir les personnes intéressées par un produit, une offre…

Au final, la réalisation d’une newsletter peut prendre facilement 1 journée par mois à toutes les personnes de l’entreprise.

En conclusion

Maintenant que vous maîtrisez ces 10 étapes, vous êtes prêt à envoyer votre newsletter HTML.

Une newsletter HTML doit être publiée assez régulièrement afin de rester en contact avec vos clients et prospects, un timing classique étant tous les mois ou tous les trimestres, avec en complément des séries de messages automatiques envoyés à vos nouveaux prospects et clients.

Une fois votre newsletter envoyée, analysez les statistiques afin de voir quels sont les liens qui sont été cliqués, le taux d’ouverture, le nombre de désabonnements… afin de savoir ce qui a fonctionné ou pas d’une newsletter à l’autre.

Cela vous permettra de vous améliorer en permanence.